Συστήματα διαχείρισης στόλου: Τα 6 οφέλη για την επιχείρησή σας

Τι είναι τα συστήματα παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου οχημάτων; Τι είναι η βελτιστοποίηση δρομολόγησης και πώς λειτουργεί; Ποια είναι τα σημαντικότερα οφέλη για τις επιχειρήσεις και πώς βοηθούν τα συστήματα αυτά στη μείωση κόστους και στη συνολική βελτίωση των διαδικασιών και των παραδόσεων;

Ως ιδιοκτήτης ή στέλεχος μιας επιχείρησης με στόλο οχημάτων, γνωρίζετε πολύ καλά τις δυσκολίες εποπτείας των δρομολογίων, αλλά και τη σημασία που έχει η αξιοποίηση των δεδομένων από αυτά τα δρομολόγια.

Τα συστήματα παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου μπορούν να αξιοποιηθούν από οποιαδήποτε επιχείρηση χρησιμοποιεί έναν στόλο οχημάτων, ιδιόκτητο ή όχι, για να εξυπηρετήσει οποιουδήποτε είδους μεταφορά.

Στο άρθρο αυτό θα εξηγήσουμε πώς λειτουργούν τα συστήματα αυτά και πώς μπορούν να δώσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στις επιχειρήσεις που τα χρησιμοποιούν. Συγκεκριμένα θα δούμε:

• Τι σημαίνει σύστημα διαχείρισης στόλου οχημάτων
• Ποια είναι η λειτουργία ενός συστήματος διαχείρισης στόλου οχημάτων
• Σύστημα παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου οχημάτων σε συνδυασμό με σύστημα βελτιστοποίησης δρομολόγησης
• Οφέλη από τη συνδυασμένη χρήση συστημάτων παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου οχημάτων και βελτιστοποίησης δρομολόγησης
• Γιατί να επιλέξετε την Telenavis για την παρακολούθηση & διαχείριση στόλου οχημάτων και τη βελτιστοποίηση δρομολόγησης

Τι είναι τα συστήματα διαχείρισης στόλου οχημάτων

Τα συστήματα διαχείρισης στόλου – ή αλλιώς Fleet Management Systems – είναι εφαρμογές, οι οποίες χρησιμοποιούν την τηλεματική, για να παρακολουθούν σε πραγματικό χρόνο τη θέση και την πορεία ενός οχήματος επάνω σε έναν ψηφιακό χάρτη.

Αποτελούνται από το hardware, δηλαδή τη συσκευή τηλεματικής η οποία εγκαθίσταται στο όχημα, την κάρτα sim παρόχου κινητής τηλεφωνίας, μέσω της οποίας καταγράφεται και αποστέλλεται το στίγμα του οχήματος, και ένα επιχειρησιακό κέντρο με ψηφιακούς χάρτες.

Ποια είναι η λειτουργία ενός συστήματος διαχείρισης στόλου οχημάτων

Όλα τα δεδομένα που προέρχονται από το όχημα, συλλέγονται σε μια πλατφόρμα και αξιοποιούνται βάσει των αναγκών της κάθε επιχείρησης.

Βασικές πληροφορίες που λαμβάνονται από ένα σύστημα παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου οχημάτων, είναι η θέση του οχήματος σε πραγματικό χρόνο, η κατεύθυνσή του, οι στάσεις που πραγματοποιεί, η κατάστασή του (σε κίνηση ή όχι), ο χρόνος που έχει κινηθεί, τα χιλιόμετρα τα οποία έχει διανύσει και η γεωγραφική περιοχή κίνησής του.

Συμπληρωματικά, εφόσον έχουν χρησιμοποιηθεί οι ανάλογοι ειδικοί αισθητήρες, ένα τέτοιο σύστημα μπορεί να δώσει πληροφορίες σχετικά με τη θερμοκρασία του φορτίου, το άνοιγμα ή κλείσιμο πόρτας, το άνοιγμα ή κλείσιμο πόρτας σε σχέση με προκαθορισμένες στάσεις, τη μετακίνηση φορτίων, την επιτάχυνση, την οδηγική συμπεριφορά, ενδεχόμενες επείγουσες καταστάσεις (με χρήση panic button) κλπ.

Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν συστήματα παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου οχημάτων, μπορούν να έχουν πρόσβαση σε όλες τις παραπάνω πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο.

Αξιοποιώντας τις πληροφορίες αυτές, μπορούν διαχειριστούν το χρόνο κατάλληλα και αποτελεσματικά, με στόχο τη μείωση του λειτουργικού κόστους και τη βελτίωση της εξυπηρέτησης των πελατών τους.

Σύστημα παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου οχημάτων σε συνδυασμό με σύστημα βελτιστοποίησης δρομολόγησης

Παραπάνω αναλύσαμε τον τρόπο λειτουργίας των συστημάτων παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου οχημάτων. Τώρα θα κάνουμε μια σύντομη περιγραφή των συστημάτων βελτιστοποίησης δρομολόγησης. Θα περιγράψουμε πώς και γιατί είναι καλό να συνδυαστεί ένα σύστημα παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου οχημάτων με ένα σύστημα βελτιστοποίησης δρομολόγησης.

Με το συνδυασμό των δύο συστημάτων, μια επιχείρηση μειώνει ακόμη περισσότερο τα λειτουργικά της κόστη. Παράλληλα αυξάνει την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητά της, καθώς και την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους πελάτες της.

Με τη χρήση των εφαρμογών οργάνωσης και βελτιστοποίησης των δρομολογίων,μια επιχείρηση μπορεί να:

• Μειώσει το χρόνο που απαιτείται για την οργάνωση των καθημερινών της δρομολογίων
• Βελτιστοποιήσει τις δρομολογήσεις, ώστε να επιτύχει ταχύτερη παράδοση, με λιγότερα χιλιόμετρα και ώρες εργασίας του προσωπικού της
• Λαμβάνει real time Proof of Delivery, με αποτέλεσμα την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών της
• Παρέχει πληροφορίες δρομολόγησης και εκτιμώμενους χρόνους άφιξης για κάθε σημείο παράδοσης

Τα συστήματα βελτιστοποίησης δρομολόγησης μπορούν να συνδυαστούν με τα συστήματα παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου οχημάτων, σε μια ολοκληρωμένη σουίτα διαχείρισης στόλου και δρομολόγησης.

Με τη χρήση της ολοκληρωμένης σουίτας διαχείρισης στόλου και δρομολόγησης μια επιχείρηση μπορεί να:

• Έχει τον έλεγχο των κινήσεων του στόλου της ανά πάσα στιγμή
• Τροποποιεί τα δρομολόγια ανάλογα με τις απαιτήσεις των πελατών, τα διάφορα έκτακτα συμβάντα ή και τα ακούσια λάθη
• Επικοινωνεί με το λογιστήριο άμεσα και χωρίς έντυπα μέσα
• Τηρεί αρχείο στόλου και πελατών σε ψηφιακές βάσεις, προσβάσιμο κατά περίπτωση από όλους
• Συντηρεί το στόλο της αποτελεσματικά για οικονομικότερη λειτουργία και ασφάλεια

Στην Telenavis έχουμε αναπτύξει δύο διαφορετικά συστήματα, το Web NavFleet και το WorkForce Manager, που κάνουν τη διαχείριση του στόλου και του έργου διανομής ευκολότερη.

Το Web NavFleet, είναι ένα σύστημα παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου οχημάτων σε cloud περιβάλλον και, υπό συγκεκριμένες συνθήκες, μπορεί να παρέχει πληροφορίες σχετικά με:

• Τη θέση του οχήματος σε πραγματικό χρόνο
• Την κατεύθυνσή του
• Τις στάσεις που πραγματοποιεί
• Την κατάστασή του (σε κίνηση ή όχι, με ανοιχτή ή κλειστή μηχανή)
• Το χρόνο που βρισκόταν σε κίνηση, τα χιλιόμετρα που έχει διανύσει και τη γεωγραφική περιοχή μέσα στην οποία έχει κινηθεί
• Τη θερμοκρασία του χώρου φόρτωσης
• Το άνοιγμα και κλείσιμο της πόρτας
• Τον αριθμό των στάσεων και τη σχέση τους με προκαθορισμένα σημεία
• Την επιτάχυνση και την ταχύτητα του οχήματος
• Την οδηγική συμπεριφορά.

Το WorkForce Manager είναι μια καινοτόμος εφαρμογή βελτιστοποίησης δρομολόγησης και διαχείρισης καθημερινών εργασιών. Μπορεί να εφαρμοστεί είτε σε στόλο οχημάτων, είτε σε εργαζόμενους στο πεδίο. Βασίζεται σε έναν έξυπνο αλγόριθμο, ο οποίος παράγει βέλτιστες δρομολογήσεις, χρησιμοποιώντας γεωγραφικές συνθήκες μεμονωμένα ή σε συνδυασμό με συνθήκες χρονικών και τοπικών περιορισμών.

Οι εκάστοτε δρομολογήσεις ή οι εργασίες πεδίου εμφανίζονται ως λίστα σε μια εφαρμογή για κινητές συσκευές (web app), την οποία χρησιμοποιεί ο κάθε οδηγός ή εργαζόμενος. Μέσω της εφαρμογής ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να:

• Λαμβάνει οδηγίες δρομολόγησης προς κάθε σημείο της διαδρομής του μαζί με πληροφορίες για το κυκλοφοριακό ή έκτακτα συμβάντα
• Λαμβάνει ειδικές οδηγίες για κάθε ενέργεια (π.χ. “αφήστε το δέμα έξω από την πόρτα” ή “ο μετρητής του νερού είναι κάτω από το πατάκι της εξώπορτας” κλπ), ανάλογα με το είδος της εργασίας που πρέπει να διεκπεραιώσει.
•  Ενημερώνει σε πραγματικό χρόνο για την επιτυχημένη ή όχι εκτέλεση της προγραμματισμένης ενέργειας.

Οφέλη από τη συνδυασμένη χρήση συστημάτων παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου οχημάτων και βελτιστοποίησης δρομολόγησης

Η συνδυασμένη χρήση συστήματος παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου οχημάτων με ένα σύστημα βελτιστοποίησης δρομολόγησης, έχει μια σειρά από οφέλη, που εξασφαλίζουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για την επιχείρηση.

Συνοπτικά τα οφέλη αυτά είναι:

1. Μείωση λειτουργικού κόστους επιχείρησης
2. Οργάνωση στόλου και δρομολογίων
3. Ταχύτερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση πελατών – Βελτίωση εμπειρίας πελάτη (customer experience)
4. Real time ενημέρωση και paperless σύνδεση με λογιστήριο
5. Paperless οργάνωση στόλου και παρακολούθηση συντήρησης
6. Αξιολόγηση ανθρώπινων πόρων και διεργασιών

1. Μείωση λειτουργικού κόστους επιχείρησης

Η ψηφιακή οργάνωση στόλου οχημάτων και καθημερινών εργασιών, που επιτυγχάνεται με τα συστήματα παρακολούθησης και διαχείρισης σε συνδυασμό με τη βελτιστοποίηση των δρομολογίων, έχει ως αποτέλεσμα τη μείωση του λειτουργικού κόστους της επιχείρησης λόγω:

• Περιορισμού των ημερήσιων χιλιομέτρων και κατανάλωσης καυσίμων
• Περιορισμού των επιπλέον ωρών εργασίας του προσωπικού
• Αποτελεσματικού προγράμματος συντήρησης στόλου

O περιορισμός των ημερήσιων χιλιομέτρων και κατανάλωσης καυσίμων είναι αποτέλεσμα της σωστής οργάνωσης και του συντονισμού των ημερήσιων δρομολογίων. Η πληρότητα των οχημάτων και οι διαδρομές που θα ακολουθήσουν για τις καθημερινές εργασίες, είναι βελτιστοποιημένες, ώστε η αποδοτικότητα να αυξάνεται με παράλληλη μείωση του λειτουργικού κόστους.

Την ίδια στιγμή, αυξάνεται η ταχύτητα προγραμματισμού των καθημερινών εργασιών και η ταχύτητα των παραδόσεων. Με αυτό τον τρόπο, ο συνολικός απαιτούμενος χρόνος μειώνεται και δεν υπάρχει ανάγκη υπερωριών των εργαζόμενων.

Το έγκαιρο και αποτελεσματικό πρόγραμμα συντήρησης των οχημάτωνπρολαμβάνει βλάβες, που ενδεχομένως να έχουν αποτέλεσμα την πλημμελή εξυπηρέτηση των πελατών και να επιφέρουν αναστάτωση στο καθημερινό πρόγραμμα. Ο σωστά συντηρημένος στόλος οχημάτων λειτουργεί με την ελάχιστη κατανάλωση καυσίμων και ελάχιστες φθορές.

Συμβουλή: Για άμεση μείωση κατανάλωσης καυσίμων, συνδυάστε Web NavFleet και WorkForce Manager.

2. Οργάνωση στόλου και δρομολογίων 

Για την καλύτερη απόδοση του στόλου, η οργάνωση είναι απαραίτητη. Ένα λογισμικό βελτιστοποίησης δρομολόγησης διευκολύνει μεν το έργο της δρομολόγησης, ωστόσο φροντίζει επίσης αυτό να γίνει με τον πλέον αποδοτικό τρόπο.

Με το WorkForce Manager για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μπορεί να ομαδοποιεί πελάτες (π.χ. με δυνατότητα ανεφοδιασμού μόνο το πρωί), να ορίζει γεωζώνες (περιοχές που εξυπηρετούνται μαζί) και να καταχωρεί τα χαρακτηριστικά κάθε οχήματος (κυβισμό, μέγιστο βάρος φορτίου, γεωζώνες που μπορεί να εξυπηρετήσει κλπ).

Όλα αυτά τα χαρακτηριστικά λειτουργούν ως παράμετροι για να γίνει το route planning σωστά, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις που έχετε ορίσει. Για παράδειγμα, ένα μεγάλο όχημα δε θα μπορούσε να εξυπηρετήσει γεωζώνες με “σφιχτή” οικιστική δομή. Άρα το σύστημα θα επιλέξει μικρότερα οχήματα, που είναι κατάλληλα για δρομολόγηση σε κεντρικές περιοχές της Αττικής.

3. Ταχύτερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση πελατών – Βελτίωση εμπειρίας πελάτη (customer experience)

Η βέλτιστη δρομολόγηση δε σημαίνει μόνο έγκαιρη παράδοση με το χαμηλότερο δυνατό κόστος. Σημαίνει, επίσης, ότι μπορείτε να προσφέρετε στους πελάτες σας μίακαλύτερη εμπειρία εξυπηρέτησης.

Με την παρακολούθηση των οχημάτων σε πραγματικό χρόνο μέσω του Web NavFleet και τη λειτουργία Proof of Delivery του WorkForce Manager, ο δρομολογητής έχει την άμεση και απρόσκοπτη εποπτεία του στόλου και των εργασιών.

Έτσι, είναι σε θέση να κάνει αναδρομολόγηση σε περίπτωση έκτακτων και απρόβλεπτων καταστάσεων, π.χ. συμβάν ατυχήματος και κυκλοφοριακής συμφόρησης ή σε περίπτωση αδυναμίας ολοκλήρωσης εργασίας π.χ. απουσία πελάτη στο σημείο παράδοσης. Ο πελάτης ενημερώνεται άμεσα, το πρόγραμμα δρομολόγησης αναπροσαρμόζεται με τη σύμφωνη γνώμη του δρομολογητή και τελικά η επιχείρηση καταφέρνει να παρέχει υπηρεσία υψηλής ποιότητας.

4. Real time ενημέρωση και paperless σύνδεση με λογιστήριο

Με τη συνδυασμένη χρήση συστημάτων παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου και βελτιστοποίησης δρομολογίων, η επιχείρηση έχει τη δυνατότητα ανάπτυξης ενός οριζόντιου ολοκληρωμένου συστήματος λειτουργιών και ενημέρωσης των τμημάτων της.

Με αυτόν τον τρόπο, η τιμολόγηση, η έκδοση και η διακίνηση φορολογικών στοιχείων (τιμολόγια, δελτία αποστολής κλπ) γίνονται αυτόματα και ψηφιακά, όπου μετά το τέλος της κάθε εργασίας, προωθούνται αυτόματα στο λογιστήριο.

Αποφεύγεται έτσι η απώλεια εγγράφων και η χρονοβόρα διακίνηση παραστατικών σε έντυπη μορφή. Το αποτέλεσμα είναι η αξιόπιστη και τεκμηριωμένη διενέργεια όλων των εξωτερικών εργασιών, αλλά και η διατμηματική ενημέρωση χωρίς καθυστερήσεις.

5. Paperless οργάνωση στόλου και παρακολούθηση συντήρησης

Τα συστήματα παρακολούθησης & διαχείρισης στόλου σε συνδυασμό με τα συστήματα βελτιστοποίησης δρομολογίων σας δίνουν τη δυνατότητα να οργανώσετε το στόλο σας ψηφιακά, αυτοματοποιώντας πλήθος εργασιών.

Πέραν της οργάνωσης των καθημερινών δρομολογίων, ο συνδυασμός των συστημάτων αυτών σας ειδοποιεί για τακτικές και έκτακτες επισκευές σε οχήματα, ώστε να γίνεται σωστά η συντήρηση του στόλου. Έτσι, κάθε όχημα λειτουργεί σωστά, κάνοντας οικονομία στην κατανάλωση καυσίμου, ενώ παραμένει λειτουργικό τμήμα του στόλου σας για περισσότερο διάστημα.

6. Αξιολόγηση ανθρώπινων πόρων και διεργασιών

Με ένα σύστημα διαχείρισης έργου και αυτόματης δρομολόγησης, όπως το WorkForce Manager, μπορείτε να έχετε στη διάθεσή σας δεδομένα παραγωγικότητας των οδηγών και άλλων συνεργατών στο πεδίο. Για κάθε παραλαβή, παράδοση ή επίσκεψη σε πελάτη, ο οδηγός καλείται να ενημερώσει για την εξέλιξη αυτής, χαρακτηρίζοντάς την ως επιτυχή, διεκπεραιωμένη με δυσκολία ή ανεπιτυχή.

Η ενημέρωση του back office γίνεται σε πραγματικό χρόνο και μάλιστα με πληροφόρηση τοποθεσίας, στην οποία ο οδηγός ενημέρωσε την κατάσταση της συγκεκριμένης εργασίας (στις εγκαταστάσεις του πελάτη ή μακριά από αυτές).

Έτσι, ο manager του στόλου μπορεί να διαπιστώσει ποια είναι τα αδύναμα σημεία στο έργο παραλαβής και παράδοσης και ποιοι οδηγοί είναι συνεπείς και αποτελεσματικοί. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να προκύπτουν ακόμη περισσότερα δεδομένα σχετικά με την αξιοποίηση των πόρων κάθε εταιρείας, που διαχειρίζεται έργα διανομής.

Γιατί να επιλέξετε την Telenavis για το management του στόλου σας

Με πάνω από 20 χρόνια εμπειρίας στον απαιτητικό κόσμο της γεωγραφικής πληροφορίας και της τηλεματικής, η Telenavisέχει καταφέρει να δημιουργήσει σύγχρονες, εύχρηστες και απόλυτα αποδοτικές επιχειρηματικές λύσεις. Οι ψηφιακές λύσεις της Telenavis προσαρμόζονται σε κάθε συνθήκη και ανάγκη της σύγχρονης επιχείρησης, προσδίδοντάς της σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Με το WorkForce Manager και το Web NavFleet, κάθε Fleet Manager ή Dispatcher μπορεί να παρακολουθεί και να διαχειρίζεται αποτελεσματικά το στόλο οχημάτων, τα δρομολόγια και τις καθημερινές εργασίες.

Προγραμματίστε μια δωρεάν συμβουλευτική συνάντηση  μαζί μας και αξιοποιήστε την τεχνολογία, για να επιτύχετε μείωση του λειτουργικού κόστους και αύξηση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών σας.

Είστε έτοιμοι να εφαρμόσετε επιχειρηματικές λύσεις, που θα αποδώσουν ουσιαστικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην επιχείρησή σας; Δοκιμάστε τις εφαρμογές  μας για 30 ημέρες δωρεάν!

Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα ή ζητήστε την επαγγελματική μας συμβουλή.