Fleet Manager: Ποιός είναι ο ρόλος του σε μια εταιρεία

Ποιες είναι οι αρμοδιότητες ενός fleet manager και γιατί είναι τόσο σημαντική αυτή η θέση στις επιχειρήσεις που έχουν δικό τους στόλο οχημάτων;

Σε πολλές επιχειρήσεις, ο τομέας της διαχείρισης στόλου είναι τις περισσότερες φορές ένας τομέας που δεν παίρνει τη σημασία που του αρμόζει. Παρόλο που πρόκειται για ένα κομμάτι που έχει έναν από τους πιο σοβαρούς αντικτύπους στην απόδοση και την εικόνα της εταιρείας, ανεξάρτητα από το πόσο μικρή ή μεγάλη είναι.

Δεν είναι πολύ μακριά λοιπόν η στιγμή που μια εταιρεία, στην προσπάθειά της να αναπτυχθεί ή και να επεκταθεί, θα χρειαστεί να προσλάβει έναν διαχειριστή στόλου που θα διαχειρίζεται ό,τι έχει σχέση με τον στόλο και τις μεταφορές (παραδόσεις – παραλαβές – αποστολές κ.λπ.).

Αν βρίσκεστε σε ένα σταυροδρόμι για το πώς να βελτιώσετε την επιχείρησή σας και θέλετε να μάθετε τι κάνει ένας fleet manager, τότε βρήκατε το σωστό άρθρο. Ας τα πάρουμε όμως από την αρχή.

Τι είναι το Fleet Management (Διαχείριση Στόλου);

Το Fleet Management (διαχείριση στόλου) αφορά κάθε επιχείρηση ή οργανισμό που χρησιμοποιεί εμπορικά οχήματα για τις εργασίες της. Σκοπός του είναι η συνολική επίβλεψη του στόλου, από την επίδοση μέχρι τη συντήρηση, έτσι ώστε η επιχείρηση να λειτουργεί όσο
πιο ομαλά και αποδοτικά γίνεται. Με λίγα λόγια, είναι ένα σύστημα διαχείρισης που ελέγχει ένα σύνολο οχημάτων σε μια
γεωγραφική περιοχή.

Ο έλεγχος αυτός συνήθως περιλαμβάνει τον χειρισμό, την παρακολούθηση, την κοστολόγηση, την εκτέλεση παραγγελιών και πολλά άλλα. Οι επιχειρήσεις στις οποίες απευθύνεται, συνήθως χρησιμοποιούν έναν fleet manager και κάποιου είδους software (λογισμικό), όπως το WorkForce Manager της Telenavis, για να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητά τους και να μειώσουν λειτουργικά κόστη.

Τι είναι ο Fleet Manager;

Ο Fleet manager (διαχειριστής στόλου) είναι υπεύθυνος για κάθε θέμα που σχετίζεται με τη διαχείριση στόλου και αρμόδιος για την επίβλεψή του. Στην πράξη αυτό σημαίνει πως αν μία μέρα μια επιχείρηση ολοκληρώσει στην ώρα της κάθε παράδοση, σημαίνει ότι ο διαχειριστής έχει κάνει σωστά τη δουλειά του.

Ή ακόμα, σε αυτόν θα στραφεί και ο διευθυντής αν θελήσει να δει τα κόστη και τα προγράμματα των οδηγών. Είναι ουσιαστικά αυτός που διαχειρίζεται κάθε πτυχή των εταιρικών οχημάτων, των δρομολογίων και των οδηγών.

Τι κάνει ένας Fleet Manager;

Ο διαχειριστής στόλου είναι αυτός που επιβλέπει, ελέγχει και καταγράφει ό,τι σχετίζεται με τον στόλο, τους οδηγούς και τα δρομολόγια, ενώ παράλληλα είναι κι ένας συνδετικός κρίκος μεταξύ της διοίκησης και των υπαλλήλων. Οι αρμοδιότητες του διαχειριστή στόλου είναι συνοπτικά οι εξής:

• Καταγραφή πληροφοριών
• Ανάλυση δεδομένων
• Επιλογή οχημάτων
• Ρύθμιση συντήρησης
• Καθορισμός διαδικασιών
• Επικοινωνία
• Fleet tracking
• Χειριστής λογισμικού

Καταγραφή πληροφοριών: Ο διαχειριστής στόλου είναι υπεύθυνος για την ορθή καταγραφή και κατάλληλη διατήρηση των δεδομένων που σχετίζονται με τον στόλο. Είναι ουσιαστικά ο αρμόδιος για το πλήρες ιστορικό κι έλεγχο κάθε οχήματος της επιχείρησης.

Ανάλυση δεδομένων: Αν τα δεδομένα και όλες οι πληροφορίες που συλλέγονται, δεν αναλύονται, δεν έχουν κάποια ουσιαστική λειτουργικότητα. Ο fleet manager λοιπόν, οφείλει όχι μόνο να συλλέγει και να καταγράφει πληροφορίες, αλλά και να κάνει ανάλυση αυτών έτσι ώστε η εταιρεία να μπορεί να δρα εκ των προτέρων, να αποφεύγει λάθη και καθυστερήσεις, ενώ παράλληλα διασφαλίζει την ασφάλεια των οδηγών, των οχημάτων και των εργασιών.

Επιλογή οχημάτων: Η επιλογή των οχημάτων είναι ακόμη μία ευθύνη του διαχειριστή. Πρέπει να είναι σε θέση να γνωρίζει τις ανάγκες της επιχείρησης και να επιλέγει τα κατάλληλα οχήματα για να εξοπλίσει τον στόλο. Ρύθμιση συντήρησης: Ένας στόλος για να είναι λειτουργικός, πρέπει να υποβάλλεται σε τακτικό έλεγχο και συντήρηση οχημάτων.

Ο διαχειριστής είναι υπεύθυνος για τη ρύθμιση του προγράμματος συντήρησης, κάτι που μπορεί να γνωρίζει αφού μέσα στις πληροφορίες που συλλέγει είναι και η κατάσταση των οχημάτων.

Καθορισμός διαδικασιών: Ένας διαχειριστής στόλου πρέπει να καθορίζει εκ των προτέρων δομημένες διαδικασίες για πιθανά προβλήματα και σενάρια. Πρέπει να προετοιμάζεται για επικείμενα θέματα που μπορούν να δημιουργήσουν προβλήματα στις καθημερινές εργασίες, αλλά και να εφευρίσκει πρωτόκολλα και σχέδια δράσης, όπως για παράδειγμα στην περίπτωση τροχαίων, καθυστερήσεων λόγω κίνησης και βλάβες οχημάτων.

Επικοινωνία: Όπως προαναφέρθηκε, ο διαχειριστής στόλου είναι ένας συνδετικός κρίκος. Οφείλει να επικοινωνεί με ανώτερα στελέχη της διοίκησης και να μοιράζεται αναφορές κι αναλύσεις των δεδομένων του στόλου, ενώ παράλληλα πρέπει να επικοινωνεί και με τους ίδιους τους οδηγούς σε περίπτωση που χρειάζονται κάτι σχετικά με τα δρομολόγιά τους. 

Fleet tracking: Ο διαχειριστής στόλου πρέπει να γνωρίζει σε πραγματικό χρόνο πού είναι το κάθε όχημα, σε τι κατάσταση είναι και σε ποιο στάδιο εκτέλεσης εργασίας βρίσκεται. Μπορεί να ακούγεται απλό, αλλά όταν ο στόλος αποτελείται πάνω από 5 οχήματα και πολλούς και διαφορετικούς οδηγούς, το εγχείρημα γίνεται όλο και πιο δύσκολο.

Γι’ αυτού του είδους την παρακολούθηση, συνήθως οι εταιρείες δουλεύουν με GPS trackers, όπως το εξελιγμένο, καινοτόμο κι εύχρηστο Web NavFleet της Telenavis (WNF).

Κατεβάστε το app Web Navfleet ΕΔΩ

Χειριστής λογισμικού: Πέρα από τις GPS tracking συσκευές, ο fleet manager είναι υπεύθυνος και για τον χειρισμό του κατάλληλου λογισμικού όπου συλλέγεται όλη αυτή η πληροφορία. Όσο πιο εξελιγμένο είναι το software, τόσο πιο εύκολη γίνεται η δουλειά του διαχειριστή αφού θα είναι σε θέση να μπορεί να εισάγει εύκολα νέες πληροφορίες, να τις ελέγχει, να τις κατανοεί και να τις αναλύει.

Ένα από τα πιο ποιοτικά λογισμικά διαχείρισης στόλους είναι το βραβευμένο WorkForce Manager (WFM) της Telenavis, το πιο ευχρηστο και αποδοτικό managing software στον κλάδο των μεταφορών.

Κατεβάστε το app WorkForce Manager ΕΔΩ

Τι κάνει όμως ένα Fleet Managment Software;

Η τεχνολογία έχει εφευρεθεί για να διευκολύνει τον άνθρωπο και να απλοποιεί περίπλοκες εργασίες. Όλα τα παραπάνω καθήκοντα του fleet manager λοιπόν, μπορούν να γίνουν μέσω ενός εξειδικευμένου λογισμικού που μπορεί να δέχεται μεγάλες ποσότητες δεδομένων και να τα αναλύει.

Ένα fleet managment software μπορεί να βοηθήσει στην αποδοτική και οικονομική δρομολόγηση, στην παρακολούθηση οχημάτων ή και στην αναφορά σε πραγματικό χρόνο. Πιο συγκεκριμένα και συνοπτικά, μπορεί να:

• Δημιουργεί τα καλύτερα και οικονομικότερα δυνατά δρομολόγια.
• Ελέγχει τις δαπάνες καυσίμων.
• Ελέγχει την ασφάλεια των οδηγών.
• Αποθηκεύει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τον στόλο, τους οδηγούς και τους πελάτες.
• Ειδοποιεί όταν μια εργασία δεν έχει ολοκληρωθεί ή όταν κάποιο όχημα έχει πρόβλημα.
• Παρακολουθεί τη διαδρομή των οχημάτων.

WFM: Το ανώτερο σύστημα διαχείρισης στόλου οχημάτων – Η αγαπημένη εφαρμογή κάθε Fleet Manager

Η Telenavis, με πάνω από 20 χρόνια εμπειρίας στον κόσμο των γεωγραφικών πληροφοριών και της τηλεματικής, και με πάθος για ποιοτικά και πρωτοποριακά προϊόντα, έχει αναπτύξει ένα σύγχρονο κι εύχρηστο λογισμικό διαχείρισης στόλου, το οποίο μπορεί να διαχειρίζεται αποτελεσματικά τα καθημερινά δρομολόγια και εργασίες.

Με το WFM η δουλειά του Fleet Manager γίνεται σχεδόν “παιχνιδάκι”, αφού με αυτό μπορεί να αποστέλλει, να επικοινωνεί και να παρακολουθεί κάθε επίσκεψη, παράδοση ή παραλαβή. Το μόνο που χρειάζεται είναι ένα smartphone κινητό και πρόσβαση στο διαδίκτυο. Το WorkForce Manager μπορεί να:

• Μειώσει τα κόστη.
• Σχεδιάσει αποτελεσματικά δρομολόγια
• Δώσει πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο.
• Βελτιώσει την ακρίβεια της παράδοσης με επιβεβαίωση παράδοσης (POD).
• Ενισχύσει την εξυπηρέτηση πελατών.
• Βελτιστοποιήσει τον σχεδιασμό με έγκυρα δεδομένα

Μάλιστα, είναι τόσο σίγουρη η μείωση κόστους και η βελτίωση της διαδικασίας διανομών ή κάθε εργασίας που απαιτεί δρομολόγιο και στόλο, που στην Telenavis προσφέρουμε δωρεάν δοκιμή για 30 ημέρες!